Secrétaire Administratif -Tj Lorient H/F - Direction des services judiciaires - CA RENNES

Les activités du service :

1-Secrétaire de direction :

- Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs (agents, magistrats, vacataires et stagiaires)

- Gérer la situation administrative des agents

- Gérer l'agenda du directeur de greffe

- Préparer les réunions

- Élaborer des documents administratifs

2-Gestion comptable et budgétaire :

- Participer à l'élaboration de la demande budgétaire

- Saisir les commandes et suivre leur exécution

- Suivre la consommation et l'exécution de la dépense

- Faire le bilan d'activité

- Gérer la régie de la juridiction

3-Logistique et support :

- Gérer les réservations de salle d'audience, de véhicules de service

- Gérer la remise des badges et cartes d'accès

- Gérer les fournitures

- Gérer le bâtiment

4-Service centralisateur des frais de justice :

- Réceptionner, contrôler et enregistrer les mémoires de frais

- Certifier les mémoires ou les transmettre aux magistrats pour taxation

Composition et effectifs du service :

Variable selon le service d'affectation, avec un chef de service, des cadres-greffiers, des greffiers, des secrétaires administratifs, des adjoints administratifs, des adjoints techniques, des agents contractuels de catégorie A, B et C.

Le tribunal judiciaire de Lorient est composé de 79 fonctionnaires, 16 agents contractuels et 32 magistrats.

Le secrétaire administratif est chargé de tâches administratives d'application. A ce titre, il participe à la mise en oeuvre, dans les cas particuliers qui lui sont soumis, des textes de portée générale. Il exerce notamment des tâches administratives de gestion dans les domaines des ressources humaines, logistiques, financiers ou comptables. Il peut se voir confier des tâches de rédaction et être chargé de l'animation d'une équipe. Il peut également assurer des fonctions d'assistant de direction (article 3 du décret du 19/03/2010).

Le secrétaire administratif est placé sous l'autorité du directeur de greffe et peut exercer ses fonctions à la cour d'appel, dans un tribunal judiciaire ou dans un tribunal de proximité.

Il pourra être chargé des missions suivantes:

- Assistance du directeur de greffe

- Assurer un service support ou logistique

- Assurer la gestion administrative des agents de la juridiction

- Assurer des tâches de suivi budgétaire et comptable (cellule de gestion budgétaire/régie)

- Gestion du service centralisateur des frais de justice

- Assurer le traitement des dossiers d'aide juridictionnelle

- Assurer des tâches de rédaction

- Participer à la mise en oeuvre des textes de portée générale

Votre hiérarchie :

Le/la directeur(trice) de greffe, le/la directeur(trice) de greffe adjoint(e ) et le/la directeur(trice) chef de service.

Vos interlocuteurs métiers :

Les directeurs des services de greffe judiciaires, les agents de greffe, les chefs de juridiction et magistrats de la juridiction, les secrétariats des chefs de juridiction et le directeur de greffe, les collaborateurs occasionnels du service public de la justice, les partenaires institutionnels, les services de l'État et les collectivités territoriales

Connaissances :

Circuits administratifs
Organisation administrative et judiciaire
Outils bureautiques et de communication
Statut de la fonction publique et statuts particuliers
Organisation et procédures judiciaires

Savoir être:

Avoir le sens de l'organisation
Avoir le sens des relations humaines
Faire preuve de discrétion, d'initiative et de rigueur

Avoir une capacité d'adaptation
Savoir anticiper

Savoir-faire :

Appliquer les textes législatifs et règlementaires
Rédiger des projets de décision
Organiser la charge de travail
Travailler en équipe
Maîtriser les techniques de classement et d'archivage
Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique

Expériences professionnelles antérieures souhaitées :

Une première expérience dans le domaine judiciaire est souhaitée. Des savoirs en matière d'organisation judiciaire et administrative sont recommandés ainsi que la connaissance des circuits administratifs et des partenaires institutionnels des juridictions. Sachant faire preuve de discrétion professionnelle et de loyauté, le secrétaire administratif devra avoir le sens de l'autonomie et du travail en équipe, savoir prendre des initiatives et rendre compte de son activité. La maitrise des écrits administratifs et des outils de communication est indispensable.

Offres de formation associées à votre prise de poste

Des formations théoriques pourront être mises en place et un accompagnement sur site par un collègue expérimenté sera organisé

Perspectives d'évolution professionnelle

Sous réserve de remplir les conditions statutaire, possibilité d'une promotion de grade ou de corps par inscription sur une liste d'aptitude ou examen professionnel.

• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Pro-activité
• Contrôle du budget
• Permanence téléphonique
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation