Assistant de Direction H/F - Mairie

VILLE ET CENTRE COMMUNAL D'ACTION SOCIALE DE PLOEMEURPlacé sous l'autorité de la Responsable Communication et relations citoyennes

4ème ville du Morbihan par sa population, Ploemeur dispose d'une situation privilégiée en Sud-Bretagne : l'attractivité de son territoire, la qualité de ses équipements (station classée de tourisme) et le dynamisme de sa vie locale sont autant de marqueurs du bien vivre à Ploemeur.
Rejoindre la Ville de Ploemeur, c'est participer activement à une démarche ambitieuse de transition écologique, où chaque métier contribue à inventer de nouvelles façons de travailler, plus responsables et plus respectueuses de notre environnement.
Le Service est composé de 9 agents et coordonne les fonctions suivantes : relations usagers, démocratie locale, communication, accueil principal, secrétariat général - courrier, secrétariat du Maire et des élus.

Missions
Gestion des agendas et organisation de l'activité des élus et de la direction générale
- Assurer la gestion d'agendas complexes et partagés, impliquant de multiples interlocuteurs internes et externes.
- Organiser, planifier et coordonner les rendez-vous, réunions, déplacements et représentations des élus.
- Anticiper les contraintes d'agenda, identifier les conflits de planning et proposer des arbitrages adaptés.
- Préparer les dossiers nécessaires aux rendez-vous, réunions et déplacements.
- Assurer le suivi des invitations, sollicitations et demandes de rendez-vous.
- Organiser les réunions institutionnelles et assurer le suivi des décisions prises.

Assistanat de direction
- Assurer l'accueil physique et téléphonique.
- Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.
- Assurer le traitement, le suivi et l'orientation des demandes des administrés et partenaires.
- Garantir la circulation de l'information entre les élus, la direction générale et les services.
- Accueil physique et téléphonique au secrétariat général : prises de messages, renseignements, orientation des interlocuteurs.
- Rédaction de courriers, gestion des correspondances et des réclamations des administrés.
- Suivi des dossiers gérés par les différentes directions et élus en lien avec les différentes instances.
- Tenue et actualisation de listing de contacts (politiques, industriels, commerçants).
- Soutien ponctuel à des missions relavant du service : ressources humaines, comptabilité, fournitures, planning des astreintes et des plannings semaine.

Profil
- Formation en secrétariat, assistanat de direction ou gestion administrative.
- Expérience confirmée dans la gestion d'agendas complexes de cadres dirigeants, d'élus ou de responsables d'organisations.
- Expérience souhaitée au sein d'une collectivité territoriale ou d'un environnement institutionnel.
- Excellente maîtrise de l'organisation du temps, de la planification et de la gestion des priorités.
- Capacité à anticiper les besoins, gérer les imprévus et proposer des solutions.
- Très bonnes qualités rédactionnelles.
- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs, aisance numérique, et appétence pour les nouvelles technologies, progiciels et organisations de travail digitales.
- Discrétion professionnelle, sens de la confidentialité et de la réserve.
- Qualités relationnelles, diplomatie et capacité à interagir avec des interlocuteurs variés.
- Rigueur, autonomie et sens du service public.
- Breton parlé apprécié

Spécificités du poste
- Une expérience significative dans la gestion d'agendas de direction comportant de nombreux arbitrages et contraintes organisationnelles constituera un atout déterminant.
- Organisation de travail selon les horaires d'ouverture au public.
- Positionnement professionnel garant de l'image de la collectivité

Experience: Débutant accepté

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Logiciels de gestion d’entreprise
• Gestion de l'emploi du temps
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Compte-rendu
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Breton
• Rédaction de courriers